În următoarele 4 minute vei afla:
– De ce e important să porți pantaloni în timpul videoconferințelor.
– Cât contează conversațiile de complezență dinaintea unei ședințe.
Dacă citești acest articol pe ecranul laptopului tău așezat pe masa din sufragerie, pe canapeaua din living sau în pat, probabil că ești și tu unul dintre miile de persoane care lucrează de acasă pentru a limita răspândirea virusului COVID-19. În ciuda numeroaselor provocări pe care le ridică faptul că ne-am trezit din senin nevoiți să lucrăm în mijlocul haosului domestic, cu animalele de companie, copiii și frigiderul, care ne cer în același timp atenție, pentru foarte mulți partea cea mai tulburătoare este însuși faptul de a lucra din izolare.
Bun venit pe tărâmul conferințelor virtuale! Fie că se întâmplă pe Zoom, GoToMeeting sau prin Skype, probabil că te-ai familiarizat deja cu această tehnologie. În prima mea săptămână de izolare, am avut și prima conferință online. A presupus și ceva vin. Dar și lacrimi, limbaj deocheat și râsete. Nu, prima mea conferință online pe Zoom nu a fost cu echipa sau cu clienții, ci cu trei prietene dragi mie, la un pahar virtual de vin.
După nebunia acelei săptămâni, care tocmai se încheiase, a fost minunat să le revăd chipurile luminoase ale celor dragi. Am fost copleșită de bucurie!
De-a lungul acestor luni interminabile, viața noastră a fost dată peste cap în toate aspectele ei, iar limitarea bruscă și foarte fermă a interacțiunilor sociale, a fost, pare-mi-se, partea cea mai năucitoare. Suntem ființe sociale și suntem programați să căutăm compania altora, conexiunea și sentimentul de apartenență. Așa că, pentru aceia dintre noi care erau obișnuiți să-și petreacă zilele de lucru printre alte ființe umane, șocul este profund.
Poate că înainte, ideea de a lucra de acasă, în pijamale, era ceva foarte tentant, însă acum, ne trezim că ne e dor de colega care lucrează la două birouri distanță și care vorbește întotdeauna la telefon despre viața ei privată, în gura mare, sau că ne apucă nostalgia gândindu-ne la ședința de luna trecută, în timpul căreia, colegul de la marketing ne-a întrerupt constant.
Când vine vorba despre locul de muncă, sentimentul de apartenență este fundamental pentru construirea, nu numai a unei culturi incluzive, ci și a unei stări de bine. Studiile sugerează că, pentru multă lume, cel mai plăcut sentiment de apartenență are legătură cu micile discuții dintre colegi, acel simplu ”ce mai faci?”, atât în plan profesional, cât și în plan personal. În situația izolării impuse, acest lucru a devenit, acum, mai important decât oricând.
Să păstrezi sentimentul că aparții unei structuri, în timp ce lucrezi din izolare, este complicat, dar vital. Teoria bogăției informaționale susține că interacțiunile față-în-față sunt cea mai bogată formă de comunicare, pentru că ne permit să surprindem sensul, folosindu-ne și de decodarea limbajului corporal și a tonului vocii. Comunicarea în persoană funcționează cel mai bine, însă, la nevoie, un telefon e mai bun decât un e-mail, iar un apel video e chiar și mai eficient.
Cu alte cuvinte, un apel video oferă șansa unei conexiuni umane vitale, ce oferă sentimentului de incluziune și de apartenență. Nu-ți refuza acest privilegiu!
Iată, în continuare, câteva sugestii:
Utilizează tehnologia video pentru conferințe
Apelul video întărește legătura dintre oameni. În plus, îți antrenează întreaga atenție și descurajează multitasking-ul. Este cea mai complexă formă de comunicare de la distanță, disponibilă în prezent. Simplul fapt de a putea să vezi fețele colegilor de muncă are un impact foarte puternic și-ți reamintește că fiecare dintre ei este încă acolo. Și că toți își doresc să fie acolo. La fel ca și tine.
Începe din timp
Pornește video-conferința cu 15 minute înainte de începutul ședinței, astfel încât să fie timp pentru ceea ce, la birou, erau micile discuții și glume dinaintea ședințelor. E nevoie de acest timp pentru reluarea climatului social de care are nevoie toată lumea.
Adresează-te direct și include pe toată lumea
Salută-l pe fiecare în parte, pe măsură ce se alătură grupului. Și întreabă-l ce mai face, așa cum ați fi făcut și la birou.
E important ca toată lumea să fie vizibilă
Asigurați-vă că fețele tuturor sunt vizibile. Mediul de comunicare va fi mai bogat dacă veți avea acces la expresiile faciale și la limbajul corporal al celorlalți. Invită-ți colegii să se apropie de cameră, pentru a se crea intimitatea specifică unei ședințe obișnuite de la birou.
Poartă pantaloni
(E evident de ce. Cine știe, s-ar putea să fii nevoit să te ridici la un moment dat…).
Documentația de ședință
Trimite materialele necesare din timp: documente, prezentări în Power Point etc. Asigură-te că toată lumea a primit materialele, pentru a fi în temă pe durata conferinței. Nu te raporta la această situație ca la o prezentare uni-direcțională. E important să existe o ordine de zi, niște obiective și reamintește-le acest lucru tuturor participanților, încă de la începutul ședinței.
Fii prezent!
Concentrează-te asupra celorlalți. Ascultă cu atenție ce se vorbește: nu numai pentru a-ți pregăti un răspuns, ci pentru a înțelege cu adevărat despre ce se discută. Încearcă să observi mimica, gestica și tonul vocii.
Ai răbdare!
Tehnologia nu funcționează întotdeauna așa cum trebuie și fiecare învață să se folosească de ea în propriul ritm. Uneori, apar în cadru copiii sau animalele de companie. Dar e în regulă. Toată lumea se amuză.
Folosește prenumele celui căruia te adresezi
Tedința firească, inconștientă și imediată este aceea de a răspunde atunci când ne auzim numele. Adresarea prin folosirea prenumelui persoanei este cea mai bună cale de a antrena oamenii și generează sentimentul de apartenență.
Folosește tehnica comunicării incluzive
E important să oferi fiecăruia ocazia de a vorbi. Metoda ”rundei de discuție” virtuale dă ocazia fiecăruia dintre participanți să spună ce are de spus, iar acest lucru este foarte important, mai ales în cazul conferințelor virtuale. Este cea mai bună metodă de a-i sprijini pe introverți sau pe cei care au tendința să se abțină de la comentarii, să spună ce gândesc. Dacă unul dintre participanți are tendința să domine sau să întrerupă, felicită-l pentru intențiile sale pozitive și amintește-i politicos că toată lumea are dreptul să vorbească.
Lucratul de acasă este doar una dintre provocările pe care le-a adus perioada aceasta incredibilă pe care o traversăm în prezent. Avem, acum, ocazia să observăm cine și ce suntem pentru ceilalți, să căpătăm o nouă perspectivă asupra importanței relațiilor și să înțelegem rolul lor în viața noastră.
Apelurile video ne oferă cea mai bună soluție de a fi împreună, de a împărtăși idei, de a rezolva probleme și de a ne păstra optimismul de-a lungul unei perioade dificile. Privindu-i pe ceilalți, devenim mai puternici, iar spațiul nostru de lucru se extinde mult dincolo de masa din sufragerie. Sentimentul de apartenență și faptul că știm că trecem prin asta împreună, ne vor ajuta să depășim cu bine momentele dificile.
Citește și:
Coronasomnia: tulburările de somn din perioada pandemiei de coronavirus
Haosul provocat de COVID-19: cum să-ți întărești sănătatea mintală