În următoarele 5 minute vei afla:
– De ce să lași mailurile importante la dospit.
– Cum să prioritizezi corect lista din inbox.
Câte mail-uri ai, în acest moment, în inbox? Nu-i așa că așteaptă toate să fie deschise cu nerăbdarea cu care bunicii noștri așteptau la coadă la butelie? Câte dintre ele sunt marcate ca urgente? Aș îndrăzni să pun un pariu: dacă ți-ai propune să răspunzi la absolut toate și să dai curs tuturor toate solicitărilor, inclusiv celor care vin din partea magazinelor preferate care te invită să arunci un ochi peste colecția de primăvară, ți-ar lua o zi întreagă. La tot acest timp, hai să adăugăm în ecuație și mailurile care sunt cu adevărat urgente și de răspunsul cărora depind alți membri ai echipei, de exemplu.
Mailul este una dintre cele mai folosite metode de comunicare (porumbeii-călători o pot confirma, și-au pierdut complet rolul utilitar): statista.com spune că în 2020 s-au trimis și primit, la nivel global, 306,4 miliarde de mailuri. Dacă ai curiozitatea să intri pe site, vei vedea cât de mult a crescut numărul acestora de la an la an. Și cum puțină matematică nu strică niciodată, dacă împărțim acest număr intimidant la numărul oamenilor care populează planeta (7,9 miliarde), ajungem la o cifră halucinantă de 38,78 de mailuri date sau primite de fiecare om de pe pământ, în fiecare zi. Nu e de mirare că mailul poate crea o anxietate suplimentară, cu inboxul său mereu plin, anxietate pe care o ducem cu noi chiar și după ce închidem calculatorul.
Iată cum să reduci din această presiune, fără să pierzi nimic din funcționalitatea și utilitatea mailului.
Renunță la ideea unui inbox gol
Deși este cel mai tentant să-ți propui să ai un inbox gol, hai să fim realiști: este, practic, imposibil. Ar însemna să fii mereu pe fază să răspunzi tuturor solicitărilor, iar asta ar însemna să te întrerupi permanent din ceea ce faci și să fii etern în priză: rețeta sigură pentru burnout. Ar putea funcționa, în schimb, prioritizarea și organizarea mai eficientă a căsuței de mailuri.
Le poți organiza, de exemplu, în funcție de cât sunt de urgente.
Ce poți face azi? Ce poți lăsa pe mâine? Ce poate fi rezolvat în decurs de o săptămână?
Un alt criteriu de organizare este cel al priorității regândite. Unele lucruri sunt prioritare pentru tine, altele sunt prioritare pentru alții. Începe prin a stabili ce este prioritar pentru tine. De exemplu, un client la care ții sau un proiect important pentru tine pot fi marcate ca fiind priorități personale. Lucrurile urgente pentru alte persoane s-ar putea să nu se afle, neapărat, și în lista ta de priorități. Ține cont de acest aspect: nu este unul egoist, doar îți asigură un pic mai multă liniște: vei răspunde când îți faci timp.
Un instrument util de prioritizare corectă este matricea lui Eisenhower. Poți organiza mailurile mai simplu odată ce stabilești ce este:
1. Important și urgent.
2. Important, dar nu urgent.
3. Neimportant, dar urgent.
4. Neimportant și deloc urgent.
Stabilește timpul alocat mailurilor
Comunicarea prin mail ne asigură o legătură constantă cu echipa, clienții, uneori familia sau ne permite să rezolvăm lucruri care ar lua mult mai mult timp, altfel. Însă dacă verifici continuu mailul, evident că vei crește alarmant nivelul de anxietate.
Stabilește niște intervale de timp clare dedicate acestui proces, de exemplu dimineața, la prânz și la finalul zilei de muncă. În rest, concentrează-te pe ceea ce ai de făcut. Poți, de asemenea, adăuga la semnătura din email inclusiv orele când verifici corespondența electronică. În acest mod, dacă apar urgențe reale, cei care trimit mailul te pot suna, de exemplu. Desigur, tactica va funcționa doar dacă renunți la alertele de mail setate pe calculator și/sau pe telefon. Nimeni nu se poate relaxa dacă notificările în cascadă avertizează avalanșa de mailuri. O mică, dar stresantă cantitate de cortizol se eliberează de fiecare dată când primim notificări: de aceea sunt relaxante zilele ori vacanțele când nu folosim telefonul.
Redu timpul petrecut pe social media
În special dacă ai conturi de social media legate de muncă, te va ajuta să-ți încarci bateriile dacă reduci timpul petrecut verificându-le în afara orelor de muncă, oricât de tentant ar fi să vezi ce se mai întâmplă. Este unul dintre motivele pentru care viața influencerilor este mult mai puțin comodă decât ne-am imagina la prima vedere: online-ul este o bestie care trebuie hrănită permanent, iar asta presupune un cost mare.
Social media, deși tentante, sunt legate de gândirea pesimistă, stres și anxietate. Desigur, pe conturile de social media vei găsi și mesaje de la persoanele care n-au primit răspuns pe mail sau care nu-ți cunosc adresa de mail. Explică-le că vei reveni cu un răspuns cât de repede posibil, dar ferește-te să oferi un termen limită, unde este posibil, pentru a nu pune și mai multă presiune pe tine. Oamenii trebuie să înțeleagă că fiecare dintre noi are nevoie de pauze.
Învață să gestionezi mai bine conținutul stresant din mailuri
Comunicarea prin intermediul tehnologiei ne răpește dimensiunea profund umană, micile semnale pe care le schimbăm atunci când discutăm față în față (cu scuzele de rigoare pentru armata de emoticoane care încearcă să reducă acest decalaj). Cuvintele scrise vin cu o încărcătură aparte, codifică emoții, gânduri și sentimente pe care le putem doar intui sau interpreta de-a dreptul greșit. Un mail scris în grabă poate crea vină, anxietate, stres sau senzația că ai făcut ceva greșit. N-ai de unde să știi cu certitudine dacă mailul a fost scris la nervi sau dacă expeditorul se juca în acest timp cu pisica.
Povești care vă inspiră, care vă vor emoționa și care, în același timp, vă vor ajuta să rămâneți sănătoși emoțional și fizic.
→ Săptămânal la tine în inbox.
Indiferent de circumstanțe, iată trei instrumente utile de gestionare a stresului creat de mailuri pe care ni le pune la dispoziție Magda Preda, coach și trainer:
1. Respiră profund de câteva ori înainte să te apuci de operațiunea emailuri.
Respirația profundă și conștientă ne îmbunătățește funcțiile cognitive, ne ajută să ne concentrăm și reduce nivelul de stres. Două minute de respirație conștientă pot face minuni.
Dacă ai trei-patru minute (sigur că ai, e o alegere și asta!) fă un scurt exercițiu de încredere în tine. Te va ajuta teribil să te simți puternic/ă, pe drumul bun, încrezător că faci bine ceea ce faci. Uite aici un exemplu, în limba engleză
2. Înainte de a scrie un email important, închide ochii și imaginează-ți că persoana care citește emailul are exact reacția pe care ți-o dorești.
Perfect. Acum întrebă-te: ce anume din email a generat reacția? Poate fi o combinație: cuvintele, formatul, claritatea, mesajul explicit, ai răspuns prompt la o întrebare, ai generat emoția potrivită și tot așa. De fiecare dată și pentru fiecare persoană e diferit. Cu cât cunoști mai bine omul căruia i te adresezi, cu atât mai multe șanse de reușită ai. Dacă nu-l cunoști, pune-te pe tine în postura de primitor și vezi ce apare. Ai încredere în intuiția ta, combină cu experiența personală și ai șanse mari de reușită. Apucă-te cât mai repede de scris, să păstrezi starea de inspirație pe care ți-o dă acest instrument.
3. După ce ai scris un email important pentru tine, lasă-l la dospit câteva minute.
Ocupă-te de altceva sau ia o pauză. Ideea e să te deconectezi cât mai mult de emoția generată de scrierea lui. Când te întorci la email, verifică dacă ceea ce vrei să transmiți e în regulă, atât din perspectiva ta, cât și a destinatarului. Dacă ai trecut prin primii doi pași, șansele sunt să fie așa. Dacă nu, cu privirea proaspătă, poți rescrie sau modifica, trecând iar prin pasul doi (ca invitație).
Magda Preda este Coach și Trainer certificat ANC, Practitioner Points of You, mamă a trei băieți grozavi și fost avocat litigant. Are o viziune nonconformistă și curajoasă asupra lumii, vieții și oamenilor. Crede în (super)puterile și potențialul nelimitat al fiecărui om. Este creatoarea programului de coaching individual POWERFUL INSIDE OUT, dedicat celor care vor să-și trăiască viața cu bucurie, scop și sens, precum și a Joy Collection, o colecție de activități părinte-copil pentru o conectarea reală și profundă.
Citește și:
Cum să faci față mail-urilor fără să te simți depășit
Jeff Weiner, CEO LinkedIn: ”Nu trimit emailuri după 11 noaptea”