În următoarele 5 minute vei afla:
– Cum poți folosi tehnologia pentru a duce lucrurile la bun sfârșit.
– De ce timpul liber poate fi copleșitor pentru unii dintre noi.
Ce văd cel mai des în muncă mea de coach sunt oameni copleșiți, neîmpliniți și stresați. Majoritatea vor să-și revendice timpul și să se concentreze pe ceea ce este cu adevărat important în viață lor.
Pot relaționa foarte bine cu poveștilor lor, pentru că și eu îmi doresc să mă pot concentra pe ceea ce este important pentru mine. Îmi doresc să simt că am claritate și că timpul este de partea mea, în loc să las o lista de sarcini și angajamente să mă macine.
Obiectivul de eficientizare: ce ai face cu mai mult timp?
Acest articol și strategia menționată în el are un singur obiectiv: să-ți elibereze timpul.
Speranța mea este că simplificarea vieții îți va permite să faci mai multe dintre lucrurile care te entuziasmează, îți aduc bucurie și te împlinesc. Fie că este vorba de a călători mai mult, de a-ți începe propria afacere sau de a o efiecientiza, de a petrece mai mult timp cu familia sau de a te antrena pentru un maraton, posibilitățile sunt nesfârșite.
Dar realitatea este că cei mai mulți dintre noi suntem atât de ocupați 24/7, încât doar ideea de a avea mai mult timp ne copleșește.
Ne este greu să răspundem la întrebarea „Ce aș face cu mai mult timp?”, pentru că suntem atât de obișnuiți să nu avem, iar dacă răspundem acestei întrebări, răspunsul ne copleșește pentru că nu știm cum am putea integra răspunsul descoperit în viață noastră.
De aceea, dacă nu-ți exprimi intențiile clar, eliberarea timpului va duce la unul dintre cele două lucruri:
- Vei ajunge să lucrezi mai mult, de fapt. Ceea ce este bine, dacă acesta este scopul tău. Dar presupun că nu citeșți acest articol pentru a afla cum poți petrece și mai mult timp la birou.
- Vei cădea într-o capcană și nu vei ști ce să faci ca să-ți gestionezi timpul.
Așadar, începe prin a-ți face timp astăzi și fă o listă cu lucrurile pe care vrei să le faci în timpul tău suplimentar.
Procesul de simplificare în cinci etape
Analizează > Elimină > Optimizează > Automatizează > Externalizează
În esență, a-ți eficientiza viața înseamnă să lucrezi mai eficient în domenii ale vieții care nu sunt la fel de importante, astfel încât să-ți poți folosi timpul și energia pentru lucrurile care contează.
Iată procesul de transformare în cinci pași care te va ajută să faci asta:
Analizează
Primul pas pentru a avea mai mult timp este să înțelegi cum îl petreci. Pentru fiecare aspect al vieții, vei face o lista a tuturor angajamentelor tale, definindu-le clar, evaluând timpul petrecut cu ele și întrebându-te dacă și cum le poți eficientiza.
Ca să înțelegi mai bine ceea ce faci și cât timp îți consumă, va trebuie să le notezi. Întrebările de mai jos îți vor da claritate.
- Care sunt activitățile pe care le fac în mod regulat?
- Cât durează?
- Pot și ar trebui să le eficientizez?
În general, de îndată ce o activitate devine recurentă, merită eficientizată. În plus, o dată ce faci acest lucru ar fi bine să te uiți și la sarcinile obositoare și consumatoare de timp care nu-ți oferă nicio bucurie, nici scop sau venituri.
Cu toate acestea, ceea ce alegi să eficientizezi depinde în totalitate de tine: poate fi fiecare aspect al vieții tale sau doar unul singur.
Elimină
Eliminarea este cea mai pură și mai eficientă formă de eficientizare: nimic n-ar trebui optimizat, automatizat sau externalizat dacă poate fi eliminat în primul rând.
Iată două strategii de eliminare care funcționează de fiecare dată:
- Aplică Legea lui Pareto, care spune că 20% din eforturi creează 80% din rezultate. Care sunt cele 20% dintre sarcinile tale cu cel mai mare impact? Concentrează-te pe ce este cel mai important și elimină restul.
- Decizi să spui „nu” implicit unor angajamente. Când te confruntați cu o sarcină, înlocuiește întrebarea „Cum pot face asta?” cu, „Pot să spun nu acestui angajament?”. Întreabă-te întotdeauna dacă ceva este cu adevărat necesar.
Optimizează
După ce ai analizat și ai eliminat ce nu este important, este timpul să creezi cel mai eficient flux de lucru pentru activitățile rămase.
Iată cum puteți optimiza fluxul de lucru al sarcinilor tale:
- Grupează: grupează sarcini similare și fă-le pe toate simultan (de exemplu, plătirea facturilor o dată pe lună; activitate fizică imediat după ce te trezești). Această abordare economisește timp și efort mental.
- Fă-ți un obicei: Alocă intervale de timp zilnice sau săptămânale pentru sarcinile tale. De-a lungul timpului, activitatea devine o rutină pentru creierul tău și o vei desfășura pe pilot automat, la fel ca atunci când te speli pe dinți.
- Folosește un creier extern: pune toate sarcinile de făcut într-un instrument de gestionare a sarcinilor, cum ar fi calendarul tău. Apoi, setează-le ca și activități recurente. Acest lucru va elibera spațiu mental, astfel încât să te poți concentra asupra sarcinii în cauză, în loc să stai să te gândești ce să faci și când să faceți acel lucru.
- Setează o limită de timp: Conform Legii Parkinson, „Muncă se extinde astfel încât să umple timpul disponibil pentru finalizarea acesteia”. Acest lucru înseamnă că, dacă vei acorda unei sarcini sau unui proiect două săptămâni, acesta va fi timpul în care-l vei termina. Stabilirea unei limite de timp te obligă să lucrezi mai eficient.
Automatizează
În centrul automatizării vieții tale de zi cu zi se află întrebarea: Cum pot folosi tehnologia pentru a duce lucrurile la bun sfârșit?
Povești care vă inspiră, care vă vor emoționa și care, în același timp, vă vor ajuta să rămâneți sănătoși emoțional și fizic.
→ Săptămânal la tine în inbox.
Iată strategii puternice pentru a-ți automatiza viața:
- Utilizează aplicații pentru a efectua sarcini automate simple cu aplicațiile și site-urile pe care le utilizezii. De exemplu: publicarea automată a postărilor de pe Facebook, Linkedin și Twitter.
- Folosiți servicii prin care poți economisi timp și bani. Exemplu: folosește Freshful/Bringo prin care poți reaproviziona automat articolele de uz casnic și de îngrijire personală.
Externalizează
Ultimul pas pentru eficientizarea vieții este să delegi orice nu poate fi automatizat. Fie că angajezi un asistent virtual care va prelua parte din zona administrativă sau un Glovo pentru a trimite documente, conceptul este întotdeauna același: folosești bani pentru a câștiga timp.
Externalizarea poate fi destul de o provocatoare, deoarece cei mai mulți dintre noi nu avem o mentalitate necesară pentru asta. Vrem să ne asumăm totul și să ne gândim că doar noi putem îndeplini o anumită sarcină.
Dar, de fapt, mentalitatea de „a face totul” ne limitează succesul și fericirea. Când lăsăm ego-ul deoparte, putem obține rezultate maxime și un flux de lucru optim pentru toți cei implicați.
Nu ești sigur de această parte? Nu-i nici o problemă! Răspunde întrebărilor de mai jos și vezi unde te duc.
- Cât valorează o oră din timpul tău?
- Ce sarcini poți externaliza pentru mai puțin de atât?