În următoarele 5 minute vei afla:
– Cum să-ți prioritizezi activitățile pentru o zi productivă.
– De ce e important să delimitezi zonele de relaxare de cele dedicate lucrului.
După ani de zile în care am mers să lucrez din cafenele sau de la biroul personal de acasă, pot spune că sunt sigur de un lucru: pentru a lucra distanță e nevoie de multă organizare!
E minunat să poți lucra de acasă… până în momentul în care vecinii pun în priză bormașina, sau până când încep lucrările în cartier. Să poți decide când lucrezi și să-ți organizezi timpul eficient poate fi incredibil de dificil dacă nu-ți faci un program din timp.
Leonardo Da Vinci spunea cândva: ”Atunci când ești singur, ești unicul tău stăpân”. Când lucrezi de acasă, riști să-ți petreci jumătate din timp amânând activitatea, lăsându-te distras de diverse lucruri sau luptându-te cu lipsa de chef. Dacă cedezi tentației surselor de distragere a atenției, ți se poate întâmpla să sfârșești prin a dedica timp din orele tale de maxim randament amorțirii vinovăției care apare ca o consecință a faptului că te-ai lăsat distras.
La începuturile pandemiei de COVID-19, multă lume s-a trezit, parcă din senin lucrând de acasă, având prin preajmă copiii, partenerul de viață și familia. Așadar, ce poți face pentru a-ți păstra concentrarea indiferent de ce se întâmplă în jurul tău?
Începe lucrul cât mai devreme
Trezitul înainte de răsăritul soarelui este un obicei pe care-l au în comun foarte mulți oameni de succes. Dintre cei 20 de manageri chestionați de Vanderkam, 90% au răspuns că se trezesc înainte de ora 6 a.m., de luni până vineri. Din perspectiva productivității, acest lucru are o justificare: la acele ore, numărul surselor de distragere a atenției este mai mic și ai cele mai mari șanse să te poți concentra, pentru că este mai liniște.
Că-ți vine să crezi sau nu, o modalitate de a lucra de acasă eficient este aceea de a te apuca să rezolvi lucrurile de pe lista de priorități ale zilei de îndată ce te trezești. Începând direct lucrul de la prima oră a dimineții, când ceilalți membri ai familiei sau colegii de cameră încă dorm și ai posibilitatea să fii cu adevărat productiv.
În plus, există un studiu care susține că trezitul devreme te face mai fericit. Sunt o serie de indicatori care sugerează că expunerea la lumina dimineții, care accelerează ciclurile de somn/veghe ar contracara simptomele depresiei în cazul asteniilor sezoniere.
Dedică diminețile activităților importante
Începe cu activitățile cele mai importante și mai complicate: lasă deoparte planificatul și apucă-te de munca adevărată când energia ta este la cele mai înalte cote.
Nu-ți irosi claritatea mentală și dinamismul planificând ce vei face în următoarele opt ore. Dacă ești o persoană matinală, poți face o grămadă de lucruri în primele ore ale dimineții. E o idee foarte bună să te concentrezi pe îndatoririle esențiale ale zilei dis-de-dimineață.
Astfel, dacă ai planul făcut din ziua anterioară, îți va fi foarte ușor să te pui în mișcare de îndată ce te trezești. Kenneth Chenault, fostul CEO și președinte al American Express, spunea cândva, într-un interviu, că ultimul lucru pe care-l face înainte de a pleca de la birou este să-și noteze care sunt cele mai importante trei lucruri pe care trebuie să le rezolve a doua zi. Apoi, a doua zi, primele lucruri de care se apucă încă de la prima oră sunt cele trei notate pe listă.
Dacă nu ești o persoană matinală, lucrează în perioadele tale de randament maxim
Când lucrezi de acasă, e important să identifici momentele tale de randament maxim, în care ești concentrat și energic și să-ți programezi activitățile în funcție de această perioadă a zilei. Energia e componenta esențială de care avem nevoie cu toții pentru a putea lucra eficient, în mod constant, indiferent de locul în care ne aflăm.
De exemplu, dacă ești o persoană matinală și orele între care ai mintea limpede și ești creativ și productiv sunt între 9 dimineața și 12, folosește-te de această infuzie de energie pentru a face lucrurile cele mai importante în acel interval.
Dacă ești, în schimb, o pasăre de noapte și ai nevoie de câteva ore ca să-ți poți începe ziua, folosește la maximum după-amiezele și serile. Știind că lucrezi cu spor între 3 p.m. și 11 p.m., plănuiește-ți activitățile în concordanță și organizează-te astfel încât acestea să fie orele tale de lucru.
Important este să înțelegi că-ți poți spori resursele de energie lucrând în acord cu nevoile organismului tău, în loc să te împotrivești lui și să-l forțezi să se încadreze în alte ritmuri de lucru decât cel propriu lui. E mult mai util să-ți concentrezi energia într-o perioadă anume a zilei, decât să o folosești la întâmplare, în reprize.
Pentru a rezuma capitolul despre perioadele de randament maxim, ar fi bine să-ți programezi cele mai dificile sarcini pentru atunci când știi că mintea ta le poate gestiona.
Pregătește-ți din timp o dimineață reușită
Planificarea zilei de cu seara îți va scuti mult timp – care, altfel, s-ar irosi în van a doua zi dimineață – și-ți va diminua considerabil stresul. Prima oră a dimineții, când este liniște, poate fi momentul ideal pentru a te concentra asupra activităților importante fără să fii întrerupt.
Încearcă asta diseară. Dacă ajungi la concluzia că te ajută, propune-ți să procedezi la fel pe parcursul unei întregi săptămâni. După această săptămână, vei putea lua decizia dacă are sau nu rost să faci loc în viața ta ”planificării de cu seară”.
Povești care vă inspiră, care vă vor emoționa și care, în același timp, vă vor ajuta să rămâneți sănătoși emoțional și fizic.
→ Săptămânal la tine în inbox.
Structurează-ți ziua așa cum ai face-o în mod normal
Atunci când lucrezi de acasă, ai practic de gestionat toate cele în același timp – calendarul, proiectele, îndatoririle și pauzele. În lipsa unei structuri adecvate, riști să-ți pierzi ușor concentrarea sau să ajungi la burnout.
“Eu obișnuiesc să-mi fac un fel de contract cu mine însumi, de oră cu oră, care arată cam așa: atunci când simt că mă ia somnul, mă întreb care sunt cele mai importante două lucruri pe care le am de făcut. Îmi notez pe hârtie. Cei mai mulți preferă notițele digitale, însă atunci când mă întind, nici nu se mai poate pune problema de ce am de făcut.” mărturisește Laura Mae Martin, expertul intern pe probleme de productivitate de la Google.
Ca să te ții de program, pune pe listă ce urmează să faci și când anume, pe parcursul zilei. Folosește un calendar online pentru a-ți creea evenimente și noyificări ce te vor avertiza din timp când este cazul să treci la următoarea activitate. Dacă-ți rezervi diminețile pentru a sta la birou și a scrie, menține această rutină și atunci când lucrezi de acasă.
”Încearcă, atunci când lucrezi de acasă, să păstrezi, pe cât posibil, același stil de lucru pe care-l aveai și când mergeai la birou”, sfătuiește Eric Lam, reporter cross-pentru Bloomberg. ”Acordă-ți puțin timp, cât să te trezești de-a binelea, bea o cafea, ia micul dejun. Mai ales aceia dintre noi, cum e și cazul meu, care nu sunt chiar genul matinal, au nevoie de asta”, explică reporterul.
Poate fi o idee bună și să te îmbraci în haine de lucru, măcar parțial, ca să faci tranziția către modul de funcționare ”serviciu”. Asta înseamnă să porți haine de lucru confortabile, nu pijamale. ”Asta mă ajută să mă simt activă, energică, productivă și mai puțin aiurită”, mărturisește Kristine Servando, director adjunct al Bloomberg Asia digital. ”Face parte din strategia mentală de delimitare între activitatea profesională și viața personală”.
Și nu uita să iei pauze, să te relaxezi și să-ți refaci rezervele de energie. Când locuiești și lucrezi în același loc, e foarte ușor să aluneci pe panta lucratului excesiv. Așa că, asigură-te că închei activitatea la ora prevăzută. Și rezistă tentației de a reveni în fața computerului după cină.
Delimitează zonele de lucru de zonele de relaxare
Dacă lucrezi de acasă, poate fi foarte tentant să stai în vârful patului cu laptopul în brațe și să te prefaci, de fapt, că lucrezi.
Pentru a-ți îmbunătăți eficiența, delimitează-ți o zonă de lucru, care să fie separată de spațiul dedicat vieții personale. Această strategie te ajută să te setezi pentru a fi productiv: creierul tău se calibrează pentru a percepe respectivul spațiu drept ”locul tău de muncă”.
”Lucrând zi de zi în același loc, la nivel cortical, începe să se construiască asocierea între loc și activitate. Dacă vei schimba mereu locul în care stai când lucrezi, creierul va trebui să treacă de fiecare dată prin procesul de autoconvingere că este la lucru în acel loc”, spune Martin.
Pentru concentrare maximă, ai nevoie de liniște
Atunci când vine vorba despre lucruri pe care merită să-ți cheltui banii, cel mai aproape de magie se situează tehnologiile de suprimare a sunetului. Mi-am cumpărat prima pereche de căști de antifonare în urmă cu un an. Și nu regret nicio clipă această decizie.
Lucrul de acasă te poate aduce în timp în situația de a te confrunta cu sunete ce devin de-a dreptul enervante și insuportabile: traficul, zgomotele străzii care trec de bariera ferestrei, ticăitul unui ceas pe undeva etc.. Dacă ai copii, e probabil ca aceștia să se joace în apropiere.
Căștile de antifonare sau dopurile de urechi fac minuni atunci când ai nevoie să scapi de gălăgie, anulând sunetele aproape complet. De asemenea, sunt foarte utile și când se vorbește în jurul tău (familia sau colegii de cameră), iar tu ai nevoie de liniște pentru a te putea concentra.
Combinate cu muzică, funcționează chiar și mai bine. Absența zgomotului de fundal accentuează efectul muzicii și astfel poți lucra fără să-ți fie distrasă atenția pe perioadele tale de flow.
Nu uita de socializare
Ai nevoie, acum mai mult decât oricând, să te conectezi cu alți oameni pentru a rămâne sănătos, productiv, fericit și echilibrat. Poți organiza întâlniri virtuale, poți vorbi la telefon, sau să trimiți un mesaj unui prieten. Păstrați legătura, susțineți-vă unii pe ceilalți și râdeți cât mai mult!
”Dacă și tu ești unul dintre aceia cărora le este dor de colegi atunci când lucrează de acasă, găsește-ți pretexte numai bune pentru a insera socializarea printre activitățile zilei”, zice Karen Eyre-White, coach de productivitate și fondatoarea antreprizei GoDo, care recomandă, de asemenea, ca în loc să trimitem un mesaj Slack sau un email unui coleg, să optăm pentru o discuție telefonică.
Tehnologia de ultimă generație face ca socializarea să fie incredibil accesibilă. Folosește instrumente precum Skype, Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts, Whats App, Facebook Workplace și Trello pentru a rămâne conectat cu prietenii și colegii de muncă. Suportul social pozitiv poate îmbunătăți reziliența în situațiile stresante. Conectează-te cu prietenii, familia și vecinii în mod regulat.
Lucrul remote poate fi extrem de provocator pentru multă lume. Felul în care alegi să faci față acestei provocări nu numai că-ți va determina productivitatea, ci îți va influența sănătatea mentală, ba chiar și fericirea.