În următoarele 3 minute vei afla:
– De ce trebuie să te gândești de două ori înainte de a trimite un e-mail.
– Ce efect are asupra colegilor tăi atunci când îți treci superiorul în CC.
Gândește-te câte e-mail-uri primești – și trimiți – în orice zi de lucru. Acum gândește-te câte dintre aceste mail-uri sunt, de fapt, utile și oportune, și câte sunt împovărătoare și chiar (un pic) inutile? Din acest motiv, Dan Ariely, economist comportamental la Universitatea Duke și doctor în științe, a realizat un studiu, ale cărui rezultate au fost publicate în The Atlantic.
Scopul lui Ariely a fost să identifice dacă există anumite trucuri comportamentale care ar putea îmbunătăți experiența primirii și expedierii de mail-uri pentru noi toți. Pentru început, el a creat un sondaj, în urma căruia a rezultat că o treime dintre mail-urile primite de respondenți nici măcar n-au fost considerate demne de a fi citite.
Adevărul este că trimiterea de mail-uri a devenit o realitate oarecum lipsită de rațiune a fluxului nostru de lucru. Însă a venit momentul să începem cu toții să fim mai conștienți în legătură cu ce trimitem spre alții. Dacă nu suntem atenți la felul în care comunicăm — sau la ce ar putea aștepta cealaltă persoană — ”e destul de ușor să facem greșeli care ar putea dezamagi sau irita”, a declarat pentru Thrive John Suler, psiholog clinician și profesor la Universitatea Rider.
E adevărat că nu poți controla mesajele care aterizează la tine în inbox, însă ai puterea de a-ți schimba stilul de a trimite e-mail-uri, pentru a îmbunătăți experiența celui care le primește. Folosește sfaturile de mai jos pentru a comunica mai eficient și mai respectuos pe e-mail și, să sperăm, pentru a da un exemplu în legătură cu maniera de corespondență pe care o preferi.
Fii clar și concis
Dacă trimiți un mail al cărui subiect este compus din două semne de întrebare (??) sau dintr-un cuvânt (Reminder), mesajul tău poate fi derutant (în cel mai bun caz) sau poate provoca panică (în cel mai rău). În loc de asta, comunică motivul pentru care scrii și formulează cât mai clar ce ai nevoie sau ce aștepți de la destinatarul tău.
Povești care vă inspiră, care vă vor emoționa și care, în același timp, vă vor ajuta să rămâneți sănătoși emoțional și fizic.
→ Săptămânal la tine în inbox.
”Dacă tot conținutul mail-ului tău poate fi rezumat la rândul de text pe care-l pui la subiect, nu ezita să o faci”, spune James Hamblin, medic specialist în medicină preventivă și editor senior la The Atlantic, într-un episod din seria video If Our Bodies Could Talk (Dacă corpurile noastre ar putea vorbi). În ceea ce privește conținut-ul mail-ului tău, nu îngropa mesajul. Mai mult decât atât (atunci când e posibil), rezumă-te la trei fraze (sau chiar mai puține), sugerează Hamblin. Această strategie va ușura munca destinatarului tău, atunci când va dori să-ți recitească mail-ul. Iar ăsta este un fapt: nu e nimic mai îngrozitor decât să cauți acul în carul cu fân (sau un mail în inbox) pentru a găsi specificațiile primite de la un client într-un mail care are trecut la subiect ”Bună!” sau, și mai rău, (no subject) – (”Nici un subiect)”.
Gândește-te de două ori înainte de a adăuga pe cineva în CC
Unul dintre obiceiurile asociate expedierii de e-mail-uri care cauzează cel mai mult stres are mai puțin de-a face cu ceea ce scrii, și mai mult cu persoanele pe care le treci ca destinatari. Să treci în CC șeful este o practică des întâlnită în multe echipe și locuri de muncă, dar asta duce la demoralizarea membrilor echipei și la subminarea simțului lor de responsabilitate și eficiență, după cum o dovedește un studiu publicat în Harvard Business Review. Înainte de a pune în CC un superior, gândește-te un pic dacă este cu adevărat necesar ca acesta să se găsească în fluxul respectiv de mail-uri sau dacă există și o altă modalitate de a-l pune la curent cu situația, cum ar fi într-o discuție offline. Pe lângă faptul că-ți protejezi superiorul de o avalanșă de mail-uri și informații, în același timp construiești și o relație bazată pe încredere cu destinatarul mail-ului tău – adică exact strategia care ajută echipele să înflorească și să coopereze mai bine.
Expediază e-mail-urile conform unui program ”de livrare în lot”
Cei mai mulți oameni trimit mail-uri impulsiv: le-a venit ceva în minte, trimit un mail. Prea rar ne oprim ca să ne gândim un pic la momentul în care expediem un mail, mai ales dacă ceea ce avem de comunicat nu este cu adevărat urgent. Studiul realizat de Ariely a scos la iveală că aproximativ 17% dintre mail-urile primite nu necesită să fie citite sau să primească un răspuns până la finalul zilei. Ca să te scutești și pe tine, dar și pe cei din jurul tău de sunetul iritant al notificărilor de la e-mail-urile sosite în Inbox, ai putea adopta ideea Gloriei Mark, doctor în științe, cercetătoare și profesor de informatică la Universitatea Irvine, California. Mark este o susținătoare a programului ”de livrare în lot”, adică a expedierii mail-urilor în anumite momente ale zilei, după cum a declarat pentru The Atlantic. Cu alte cuvinte, trimite mail-uri dimineața (de fapt, cu asta ai putea să-ți începi programul de lucru!), după pauza de prânz și înainte de a termina ziua de lucru. Poți scrie rezumatul întâlnirii cât ai încă proaspăt în minte ceea ce s-a discutat, dar păstrează mail-ul în draft până când este momentul oportun să-l lansezi.
Pune-ți această întrebare: n-ar fi mai bine să comunic această informație într-o întâlnire față-n față?
Uneori, cel mai bun mod de a gestiona trimiterea unui mail este să nu-l (mai) trimiți deloc. Dacă urmează să comunici o informație care ar putea fi scoasă din context, sau are prea multe nuanțe, gândește-te dacă n-ar fi mai înțelept să o transmiți într-o conversație telefonică sau chiar într-o întâlnire față-n față. După cum a reieșit dintr-un studiu publicat în Journal of Experimental Social Psychology, dacă o idee este comunicată față-n față are de 34 de ori mai multe șanse să fie întâmpinat cu o reacție pozitivă față de una transmisă prin intermediul unui e-mail.